What this Notice Covers.

1. This document describes the privacy policy and practices of the above-named organization.

2. This policy covers the collection, use, and maintenance of protected personal information for clients of the above-named organization.

3. Personally Identifiable Information/ Protected Identifying Information (PII) is any personal information we maintain about a client that:

a. Allows identification of an individual directly or indirectly;

b. Can be manipulated by a reasonably foreseeable method to identify a specific individual; or

c. Can be linked with other available information to identify a specific client.

4. We adopted this policy to be consistent with standards issued by the Department of Housing and Urban Development (HUD) for Homeless Management Information Systems. See 69 Federal Register 45888 (July 30, 2004).

5. This policy informs our clients, our staff, and others how we process personal information. We follow the policy and practices described in this privacy notice.

6. We may amend our policy or practices at any time. Amendments may affect PII that we obtained before the effective date of the amendment.

7. We give a written copy of this privacy notice to any individual who asks for it.

8. We maintain a copy of this notice on our website at www.restorenyc.org (navigate to “What We Do” and select the Privacy Notice within the “Housing Services” section). 

How and Why We Collect PII.

1. We collect PII only when appropriate to provide services or for another specific purpose of our organization or when required by law. We may collect information for these purposes: 

a. To provide individual case management; 

b. To produce aggregate-level reports regarding use of services;

c. To track individual project-level outcomes;

d. To identify unfilled service needs and plan for the provision of new services;

e. To conduct research for consulting and/or educational purposes; and

f. To accomplish any and all other purposes deemed appropriate by the HUD Continuum of Care (CoC).

2. We only use lawful and fair means to collect PII.

3. We normally collect with the knowledge or consent of our clients. If you seek our assistance and provide us with PII, we assume that you consent to the collection of information described in this policy.

4. We share this data with the NYC Department of Social Services (DSS), Federal Homeless Policy and Reporting unit (FHPR) a/k/a/ the “HUD CoC unit”: the agency appointed by the CoC to manage all PII we record about our clients. This agency is required to maintain the confidentiality of the data.

5. We post a sign at our intake desk or other location explaining why we ask for PII that says:

“Some funders require us to collect personal information for reasons outlined in our Privacy Policy. You can request a copy of the Privacy Policy and/or your information that has been collected at any time. 

The personal information we collect is stored in a system called Bonterra Apricot. Personal information about individuals enrolled in our Housing services is also shared with a system called the Homeless Management Information System (HMIS). The collected information helps us run our programs, improve services, and better understand your needs. We only collect information that we consider to be appropriate or is required by our funders. 

Please speak to the staff member you are working with if you have any questions or concerns about this notice.”

How We Use and Disclose PII.

1. We use or disclose PII for activities described in this part of the notice. We may or may not make any of these uses or disclosures of your PII. We assume that you consent to the use or disclosure of your PII for the purposes described below and for other uses and disclosures that we determine to be compatible with these uses or disclosures:

a. To provide or coordinate services to individuals; 

b. For functions related to payment or reimbursement for services;

c. To carry out administrative functions such as legal, audits, personnel, oversight and management functions;

d. To create de-identified (anonymous) information;

e. When required by law to the extent that use or disclosure complies with and is limited to the requirements of the law;

f. To avert a serious threat to health or safety if:

i. We believe that the use or disclosure is necessary to prevent or lessen a serious and imminent threat to the health or safety of an individual or the public; and 

ii. The use or disclosure is made to a person reasonably able to prevent or lessen the threat, including the target of the threat.

g. To report about an individual we reasonably believe to be a victim of abuse, neglect or domestic violence to a governmental authority (including a social service or protective services agency) authorized by law to receive reports of abuse, neglect or domestic violence in any of the following three circumstances:

i. Where the disclosure is required by law and the disclosure complies with and is limited to the requirements of the law;

ii. If the individual agrees to the disclosure; or

iii. To the extent that the disclosure is expressly authorized by statute or regulation and either of the following are applicable:

1. We believe the disclosure is necessary to prevent serious harm to the individual or other potential victims; or

2. If the individual is unable to agree because of incapacity, a law enforcement or other public official authorized to receive the report represents that the PII for which disclosure is sought is not intended to be used against the individual and that an immediate enforcement activity that depends upon the disclosure would be materially and adversely affected by waiting until the individual is able to agree to the disclosure.

iv. When we make a permitted disclosure about a victim of abuse neglect or domestic violence, we will promptly inform the individual who is the victim that a disclosure has been or will be made, except if:

1. We, in the exercise of professional judgment, believe informing the individual would place the individual at risk of serious harm; or

2. We would be informing a personal representative (such as a family member or friend), and we reasonably believe the personal representative is responsible for the abuse, neglect or other injury, and that informing the personal representative would not be in the best interests of the individual as we determine in the exercise of our professional judgment.

h. To a law enforcement official for a law enforcement purpose (if consistent with applicable law and standards of ethical conduct) under any of these circumstances:

i. In response to a lawful court order, court-ordered warrant, subpoena or summons issued by a judicial officer, or a grand jury subpoena;

ii. If the law enforcement official makes a written request for PII that:

1. Is signed by a supervisory official of the law enforcement agency seeking the PII;

2. States that the information is relevant and material to a legitimate law enforcement investigation;

3. Identifies the PII sought; 

4. Is specific and limited in scope to the extent reasonably practicable in light of the purpose for which the information is sought; and 

5. States that de-identified information could not be used to accomplish the purpose of the disclosure.

iii. If we believe in good faith that the PII constitutes evidence of criminal conduct that occurred on our premises;

iv. In response to an oral request for the purpose of identifying or locating a suspect, fugitive, material witness or missing person and the PII disclosed consists only of name, address, date of birth, place of birth, social security number and distinguishing physical characteristics; or if:

1. The official is an authorized federal official seeking PII for the provision of protective services to the President or other persons authorized by 18 U.S.C. 3056, or to foreign heads of state or other persons authorized by 22 U.S.C. 2709(a)(3), or for the conduct of investigations authorized by 18 U.S.C. 871 and 879 (threats against the President and others); and

2. The information requested is specific and limited in scope to the extent reasonably practicable in light of the purpose for which the information is sought.

i. To comply with government reporting obligations for the Homeless Management Information System (HMIS) and for oversight of compliance with HMIS requirements.

j.To third parties for the following purposes:

i. To permit other systems of care to conduct data matches (i.e., to determine if you are also utilizing services from such other systems of care); and

ii. To permit third-party research firms and/or evaluators to perform research and evaluation services in connection with the programs administered by the CoC and the other agencies;

1. Provided that before PII is disclosed under this subsection, the third party that will receive such PII and use it as permitted above must first execute a Data Use & Disclosure Agreement requiring such third party to comply with all applicable laws and regulations, including the privacy standards and disclosure provisions contained in the Department of Housing and Urban Development Homeless Management Information Systems; Data and Technical Standards Final Notice (see 69 Federal Register 45888 (July 30, 2004)), which such standards and provisions are reflected herein.

2. Before we make any use or disclosure of your PII that is not described here, we seek your consent first.

How to Inspect and Correct PII.

1. You may inspect and have a copy of your PII that we maintain. We will offer to explain any information that you may not understand.

2. We will consider a request from you for correction of inaccurate or incomplete PII that we maintain about you. If we agree that the information is inaccurate or incomplete, we may delete it or we may choose to mark it as inaccurate or incomplete and to supplement it with additional information.

3. We may deny your request for inspection or copying of PII if:

a. The information was compiled in reasonable anticipation of litigation or comparable proceedings;

b. The information is about another individual (other than a health care provider or homeless provider);

c. The information was obtained under a promise of confidentiality (other than a promise from a health care provider or homeless provider) and if the disclosure would reveal the source of the information; or

d. Disclosure of the information would be reasonably likely to endanger the life or physical safety of any individual. 

4. If we deny a request for access or correction, we will explain the reason for the denial. We will also include, as part of the PII that we maintain, documentation of the request and the reason for the denial. 

5. We may reject repeated or harassing requests for access to or correction of PII.

 

Data Retention.

1. We collect only PII that is relevant to the purposes for which we plan to use it. To the extent necessary, we seek to maintain only PII that is accurate, complete, and timely.

2. We will dispose of PII not in current use seven years after the information was created or last changed. As an alternative to disposal, we may choose to remove identifiers from the PII.

3. We may keep information for a longer period if required to do so by an applicable statute, regulation, contract, or other requirement.

 

Complaints and Accountability.

1. We accept and consider questions or complaints about our privacy and security policies and practices. You may communicate your comments and concerns in your preferred language to Sandra Diaz, Director of Impact & Evaluation, at sandra.diaz@restorenyc.org. 

2. All members of our staff (including employees, volunteers, affiliates, contractors, and associates) are required to comply with this privacy policy. Each staff member must receive and acknowledge receipt of a copy of this privacy notice.

3. In the event that your question or complaint is not sufficiently addressed through this organization, you may take your concerns to the HUD CoC Grievance Committee. Individuals will submit grievances in writing to the co-chairs. The co-chairs will pass the grievance to the Grievance Committee, which will review it and make a recommendation back to the co- chairs. The co-chairs will make the final decision about the outcome and notify you. More information about this Committee can be found at www.nychomeless.com. Additionally, you may take your concerns to the NYC Commission on Human Rights.

Lo que cubre este aviso.

1. Este documento describe la política y las prácticas de privacidad de la organización anteriormente mencionada.

2. Esta política cubre la recopilación, el uso y el mantenimiento de información personal protegida para los clientes de la organización anteriormente mencionada.

3. La información de identificación personal/información protegida de identificación (PII, por sus siglos en inglés) es cualquier información personal que mantenemos sobre un cliente que:

a. Permite la identificación de una persona de manera directa o indirecta;

b. Puede manipularse mediante un método razonablemente previsible para identificar a una persona específica; o

c. Puede vincularse con otra información disponible para identificar a un cliente específico.

4. Adoptamos esta política para ser coherentes con los estándares emitidos por el Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano (HUD, por sus siglos en inglés) para los sistemas de información de gestión de personas sin hogar. Consulte el Registro Federal 69 45888 del 30 de julio de 2004.

5. Esta política informa a nuestros clientes, nuestro personal y otros cómo procesamos la información personal. Seguimos la política y las prácticas descritas en este aviso de privacidad.

6. Podemos modificar nuestra política o nuestras prácticas en cualquier momento. Las modificaciones pueden afectar la información personal que obtuvimos antes de la fecha de entrada en vigor de la modificación.

7. Damos una copia escrita de este aviso de privacidad a cualquiera persona que la solicite.

8. Mantenemos una copia de este aviso en nuestro sitio web en www.restorenyc.org (navegue hasta “What We Do” y seleccione el aviso de privacidad dentro de la sección “Housing Services”).

 

Cómo y por qué recopilamos información personal.

1. Recopilamos información personal solo cuando es apropiado para brindar servicios o para otro propósito específico de nuestra organización o cuando lo exige la ley. Podemos recopilar información para estos fines:

a. Para proporcionar la gestión de casos individuales;

b. Para producir informes a nivel agregado sobre el uso de los servicios;

c. Para realizar un seguimiento de los resultados individuales a nivel de proyecto;

d. Para identificar necesidades de servicios no cubiertas y planificar la prestación de nuevos servicios;

e. Para realizar investigaciones con fines de consultoría y/o educativos; y

f. Para cumplir con todos los demás propósitos que el Continuum of Care (CoC) del HUD considere apropiados.

2. Solo utilizamos medios legales y justos para recopilar información de identificación personal.

3. Normalmente, recopilamos información con el conocimiento o consentimiento de nuestros clientes. Si busca nuestra ayuda y nos proporciona información de identificación personal, asumimos que da su consentimiento para la recopilación de información descrita en esta política.

4. Compartimos estos datos con el Departamento de Servicios Sociales de la Ciudad de Nueva York (DSS), la unidad federal de políticas e informes para personas sin hogar (FHPR, por sus siglos en inglés), también conocida como la “unidad CoC del HUD”: la agencia designada por el CoC para administrar toda la información de identificación personal que registramos sobre nuestros clientes. Esta agencia debe mantener la confidencialidad de los datos.

5. Publicamos un letrero en nuestro mostrador de admisión u otra ubicación que explica por qué solicitamos información de identificación personal que dice:

“Algunos patrocinadores nos exigen que recopilemos información personal por las razones que se describen en nuestra Política de Privacidad. Puede solicitar una copia de la Política de privacidad y/o de la información que se haya recopilado sobre usted en cualquier momento.

La información personal que recopilamos se almacena en un sistema llamado Bonterra Apricot. La información personal sobre las personas inscritas en nuestros servicios de vivienda también se comparte con un sistema llamado Sistema de información de gestión de personas sin hogar (HMIS, por sus siglos en inglés). La información recopilada nos ayuda a ejecutar nuestros programas, mejorar los servicios, y comprender mejor sus necesidades. Solo recopilamos información que consideramos apropiada o que nuestros patrocinadores requieren.

Hable con el miembro del personal con el que está trabajando si tiene alguna pregunta o inquietud sobre este aviso.”

 

Cómo usamos y divulgamos PII.

1. Usamos o divulgamos PII para las actividades descritas en esta parte del aviso. Podemos o no hacer cualquiera de estos usos o divulgaciones de su PII. Asumimos que usted acepta el uso o divulgación de su PII para los fines descritos a continuación y para otros usos y divulgaciones que determinemos que sean compatibles con estos usos o divulgaciones:

a. Para proporcionar o coordinar servicios a personas;

b. Para funciones relacionadas con el pago o reembolso de servicios;

c. Para llevar a cabo funciones administrativas, como funciones legales, de auditoría, personal, de supervisión y gestión;

d. Para crear información anónima;

e. Cuando lo exija la ley, a medida que el uso o la divulgación cumpla con los requisitos de la ley y se limite a ellos;

f. Para evitar una amenaza grave a la salud o la seguridad si:

i. Creemos que el uso o la divulgación son necesarios para prevenir o reducir una amenaza grave e inminente a la salud o la seguridad de una persona o del público; y

ii. El uso o la divulgación se realiza a una persona razonablemente capaz de prevenir o reducir la amenaza, incluido el objetivo de la amenaza.

g. Para informar sobre una persona que razonablemente creemos que es víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica a una autoridad gubernamental (incluida una agencia de servicios sociales o de protección) autorizada por ley para recibir informes de abuso, negligencia o violencia doméstica en cualquiera de las siguientes tres circunstancias:

i. Cuando la divulgación sea requerida por ley y la divulgación cumpla con y se limite a los requisitos de la ley;

ii. Si la persona acepta la divulgación; o

iii. A medida que la divulgación esté expresamente autorizada por estatuto o reglamento y cualquiera de los siguientes sea aplicable:

1. Creemos que la divulgación es necesaria para evitar daños graves a la persona u otras posibles víctimas; o

2. Si la persona no puede aceptar debido a su incapacidad, un funcionario de la ley u otro funcionario público autorizado para recibir el informe declara que la información de identificación personal cuya divulgación se solicita no está destinada a utilizarse en contra de la persona y que una actividad de cumplimiento inmediata que dependa de la divulgación se vería material y negativamente afectada si se espera hasta que la persona pueda aceptar la divulgación.

iv. Cuando hagamos una divulgación permitida sobre una víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica, informaremos de inmediato a la víctima de que se ha realizado o se realizará una divulgación, excepto si:

1. Nosotros, en el ejercicio de nuestro criterio profesional, creemos que informar a la persona la pondría en riesgo de sufrir daños graves; o

2. Estaríamos informando a un representante personal (como un familiar o amigo), y creemos razonablemente que el representante personal es responsable del abuso, negligencia u otra lesión, y que informar al representante personal no sería lo mejor para la persona según lo determinemos en el ejercicio de nuestro criterio profesional.

h. A un funcionario encargado de hacer cumplir la ley para un propósito de cumplimiento de la ley (si es consistente con la ley aplicable y los estándares de conducta ética) en cualquiera de estas circunstancias:

i. En respuesta a una orden judicial legal, orden judicial, citación o requerimiento emitido por un funcionario judicial, o una citación de un gran jurado;

ii. Si el funcionario encargado de hacer cumplir la ley hace una solicitud por escrito de información de identificación personal que:

1. Esté firmada por un funcionario supervisor de la agencia de aplicación de la ley que solicita la información de identificación personal;

2. Establezca que la información es relevante y material para una investigación legítima de aplicación de la ley;

3. Identifique la información de identificación personal solicitada;

4. Sea específica y limitada en su alcance en la medida razonablemente posible a la luz del propósito para el que se solicita la información; y

5. Establezca que la información anónima no se podría utilizar para lograr el propósito de la divulgación.

iii. Si creemos de buena fe que la información de identificación personal constituye prueba de una conducta delictiva que ocurrió en nuestras instalaciones;

iv. n respuesta a una solicitud oral con el propósito de identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida y la información de identificación personal divulgada consiste solo en nombre, dirección, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, número de seguridad social y características físicas distintivas; o si:

1. El funcionario es un funcionario federal autorizado que busca PII para la prestación de servicios de protección al Presidente u otras personas autorizadas por el Título 18 del Código de los Estados Unidos 3056, o a jefes de estado extranjeros u otras personas autorizadas por el Título 22 del Código de los Estados Unidos 2709(a)(3), o para la realización de investigaciones autorizadas por el Título 18 del Código de los Estados Unidos 871 y 879 (amenazas contra el Presidente y otros); y

2. La información solicitada es específica y limitada en su alcance en la medida razonablemente posible a la luz del propósito para el cual se busca la información.

i. Para cumplir con las obligaciones de informes del gobierno para el Sistema de Información de Gestión de Personas sin Hogar (HMIS, por sus siglos en inglés) y para supervisar el cumplimiento de los requisitos del HMIS.

j. A terceros para los siguientes fines:

i. Para permitir que otros sistemas de atención realicen comparaciones de datos (es decir, para determinar si también está utilizando servicios de esos otros sistemas de atención); y

ii. Para permitir que empresas de investigación y/o evaluadores de terceros realicen servicios de investigación y evaluación en relación con los programas administrados por el CoC y otras agencias;

1. Siempre que antes de que se divulgue PII según esta subsección, el tercero que recibirá dicha PII y la utilizará según lo permitido anteriormente debe primero firmar un Acuerdo de uso y divulgación de datos que requiere que dicho tercero cumpla con todas las leyes y regulaciones aplicables, incluidas las normas de privacidad y las disposiciones de divulgación contenidas en el Aviso final de normas técnicas y de datos de los sistemas de información de gestión de personas sin hogar del Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano (consulte el Registro Federal 69 45888 del 30 de julio de 2004), cuyos estándares y disposiciones se reflejan en el presente documento.

2. Antes de hacer cualquier uso o divulgación de su PII que no se describe aquí, primero buscaremos su consentimiento.

 

Cómo inspeccionar y corregir PII.

1. Puede inspeccionar y tener una copia de su PII que mantenemos. Le ofreceremos una explicación sobre cualquier información que no entienda. El PII que mantenemos puede ser disponible únicamente en inglés, y no podemos traducírselo. [The PII that we maintain may be only available in English, and we cannot translate it for you.]

2. Consideraremos su solicitud de corrección de información de identificación personal inexacta o incompleta que tengamos sobre usted. Si aceptamos que la información es inexacta o incompleta, podemos eliminarla o podemos elegir marcarla como inexacta o incompleta y complementarla con información adicional.

3. Podemos rechazar su solicitud de información de inspección o copia de PII si:

a. La información fue compilada con anticipación razonable a un litigio o procedimientos comparables;

b. La información es sobre otra persona (que no sea un proveedor de atención médica o un proveedor de personas sin hogar);

c. La información fue obtenida bajo una promesa de confidencialidad (que no sea una promesa de un proveedor de atención médica o un proveedor de personas sin hogar) y si la divulgación revelaría la fuente de la información; o

d. La divulgación de la información sería razonablemente probable que pusiera en peligro la vida o la seguridad física de cualquier persona.

4. Si denegamos una solicitud de acceso o corrección, explicaremos el motivo de la denegación. También incluiremos, como parte de la PII que mantenemos, la documentación de la solicitud y el motivo de la denegación.

5. Podemos rechazar solicitudes reiteradas o acosadoras de acceso o corrección de PII.

 

Retención de datos.

1. Recopilamos solo PII que sea relevante para los fines para los que planeamos utilizarla. En la medida necesaria, buscamos mantener solo información de identificación personal que sea precisa, completa y oportuna.

2. Eliminaremos la información de identificación personal que no esté en uso siete años después de que la información haya sido creada o modificada por última vez. Como alternativa a la eliminación, podemos optar por eliminar los identificadores de la información de identificación personal.

3. Podemos conservar la información durante un período más largo si así lo exige un estatuto, reglamento, contrato u otro requisito aplicable.

 

Quejas y responsabilidad.

1. Aceptamos y consideramos preguntas o quejas sobre nuestras políticas y prácticas de privacidad y seguridad. Puede comunicar sus comentarios e inquietudes en su idioma preferido a Sandra Díaz, Directora de Impacto y Evaluación, a sandra.diaz@restorenyc.org.

2. Todos los miembros de nuestro personal (incluidos empleados, voluntarios, afiliados, contratistas y asociados) deben cumplir con esta política de privacidad. Cada miembro del personal debe recibir y acusar recibo de una copia de este aviso de privacidad.

3. En caso de que su pregunta o queja no haya sido suficientemente atendida a través de esta organización, puede llevar sus inquietudes al Comité de Quejas del CoC de HUD. Las personas presentarán quejas por escrito a los copresidentes. Los copresidentes pasarán la queja al Comité de Quejas, que la revisará y hará una recomendación a los copresidentes. Los copresidentes tomarán la decisión final sobre el resultado y se lo notificará. Puede encontrar más información sobre este Comité en www.nychomeless.com. Además, puede llevar sus inquietudes a la Comisión de Derechos Humanos de la Ciudad de Nueva York.

这个隐私政策的文件包括

1. 本文件将介绍上述组织的隐私政策和惯例。

2. 这些政策包括关于上述组织对于客户个人信息的收集，使用，和安全维护方面的惯例。

3. 个人身份信息/ 受保护的识别信息 (PII) 是指我们保存的有关客户的个人信息中任何:

a. 允许直接或间接识别个人身份的信息;

b. 可通过合理可预见的方法进行操作，以识别特定的个人身份; 或者

c. 可以被和其它可获得的信息一起用于识别特定的客户。

4. 我们采用这些政策是为了与Department of Housing and Urban Development (HUD)住房和城市发展部发布的for Homeless Management Information Systems（无住房者管理信息系统）中所使用的标准保持一致。参见 69 Federal Register 45888（2004 年 7 月 30 日）。

5. 这些政策告知我们的客户、员工和其他人我们如何处理个人信息。我们遵循本隐私政策中所述的政策和惯例。

6. 我们可能随时修改我们的政策或惯例。修订可能会影响我们在修订生效日期之前获得的 PII。

7. 我们会向任何索要本隐私政策的个人提供一份书面副本。

8. 我们在我们的网站上保留一份这些政策的副本 www.restorenyc.org (点击“我们所做的” 并选择在“Housing Services”中的Privacy Notice). 

 

我们收集 PII 的方式和原因

1. 我们仅在适当的时候收集 PII，以用于提供服务或用于我们组织的其他特定目的，或在法律要求时必须收集的时候。我们可能出于以下目的收集信息: 

a. 提供个人个案管理; 

b. 编制有关服务使用情况的综合报告;

c. 跟踪单个项目层面的结果;

d. 辨认尚未满足的服务需求，规划新服务的提供;

e. 为咨询和/或教育目的开展研究; 并且

f. 实现HUD Continuum of Care (CoC)认定为适当的任何和所有其他目的。

2. 我们只使用合法、公平的方式收集 PII。

3. 我们通常在客户知情或同意的情况下收集信息。如果您寻求我们的帮助并向我们提供 PII，我们假定您同意我们收集这些政策所述的信息。

4. 我们与NYC Department of Social Services (DSS), Federal Homeless Policy and Reporting unit (FHPR)又名HUD CoC unit共享这些数据。该机构必须对这些数据保密。

5. 我们在受理台或其他地方张贴标语，解释我们要求提供 PII 的原因，标语上写着:

“一些资助方要求我方根据“隐私政策”中规定的原因，收集个人信息。您可以随时索取“隐私政策”的副本和/或我们已收集的您的信息。

我们收集的个人信息存储在一个名为 Bonterra Apricot 的系统中。因为了注册我们住房项目服务而收集个人信息也会与一个名为无家可归者管理信息系统（HMIS）的系统共享。收集的信息会帮助我们运营项目、改进服务并更好地了解您的需求。我们只收集我们认为适当或资助方要求的信息。

如果您对本声明有任何疑问或顾虑，请与您正在合作的工作人员联系.”

 

我们如何使用和公开 PII

1. 我们使用或公开 PII 是为了开展本部分中所述的活动。我们可能会也可能不会使用或公开您的 PII。我们假定您同意出于以下目使用或公开您的 PII，以及我们认为与这些使用或公开相符合的其他使用和公开的行为：

a. 为个人提供或协调服务; 

b. 与服务付款或报销有关的职能;

c. 履行行政职能，比如法律、审计、人事、监督和管理职能;

d. 生成去辨别化（匿名）信息;

e. 在受到法律要求时，使用或公开的氛围符合并仅限于法律要求的范围内;

f. 在以下情况下避免对健康或安全的严重威胁:

i. 我们认为有必要使用或公开信息，以防止或减轻对个人或公众的健康或安全而言严重和紧急的威胁;以及 

ii. 使用或公开的对象是有合理能力防止或减轻威胁的人，包括被威胁的目标。

g. 在以下三种情况下，向法律所授权接收被虐待，被忽视，或被家庭暴力的受害者的政府机构报告我们有理由相信是虐待、忽视或家庭暴力受害者的个人情况:

 i. 在受到法律要求时，并且使用或公开的氛围符合并仅限于法律要求的范围内;

ii. 如果所涉及的个人同意公开;或

iii. 在法规或规定明确授权的范围内进行公开，并适用以下任一情况:

1. 我们认为有必要公开信息，以防止对个人或其他潜在受害者造成的严重伤害; 或

2. 如果个人因无行为能力而无法同意，而经过授权接收报告的执法人员或其他公职人员征询表明，被要求公开的 PII 并非用于针对该个人，并且如果等到该个人能够同意公开时再公开，会对依赖于公开的即时执法活动造成重大不利影响。

iv. 当我们对虐待、忽视或家庭暴力的受害者进行被允许的信息公开时，我们会立即通知受害者本人我们已经或将要进行公开行为，但以下情况除外:

1. 根据专业判断，我们认为告知当事人会使其面临严重伤害的风险;或

2. 我们应该通知一位个人的代表人（如家庭成员或朋友），但是我们有理由相信该个人的代表人对虐待、忽视或其他伤害负有责任，而且根据我们的专业判断，通知该个人的代表不符合该个人的最佳利益。

h.  在以下任何一种情况下，出于执法目的（如果符合适用的法律和道德行为标准）向执法人员提供信息:

i.. 响应合法的法院指令、法院指令下的搜查令、司法官员签发的传唤或传讯，或大陪审团的传唤;

ii. 如果执法人员以书面形式要求提供满足以下条件的 PII:

1. 由申PII的执法机构的监管官员签字;

2. 说明该信息与合法的执法调查相关且重要;

3. 指明所寻求的 PII; 

4. 在根据申请信息的目所能合理推断的具体并有限的范围内;并且

5. 说明去辨别化的信息

6. 不能用于公开信息所实现的目的。

iii. 如果我们诚恳的认为 PII 构成在我们的场所内发生的犯罪行为的证据;

iv. 回应目的在于识别或查找嫌疑人、逃犯、重要证人或失踪人员的口头请求，并且公开的 PII 仅包括姓名、地址、出生日期、出生地、社会保险号和明显的身体特征;或者当:

1. 该官员是经授权的联邦官员，为向美国总统和其它经18 U.S.C. 3056授权的人员，或其它国家的国家领导人或其它经22 U.S.C. 2709(a)(3)授权，或为了18 U.S.C. 871 and 879 (threats against the President and others)授权的调查来寻求PII；并且

2. 被要求取得的信息在根据申请信息的目所能合理推断的具体并有限的范围内。

i. 用于履行Homeless Management Information System （HMIS）的政府报告义务，和监督 HMIS 要求的遵守情况。

j. 出于以下目的提供给第三方:

i. 允许其他关怀系统进行数据匹配（即确定您是否还在使用其他关怀系统的服务）; 以及

ii. 允许第三方研究公司和/或评估机构对 CoC 和其他机构所执行的项目开展研究和评估的服务;

1. 前提是，在根据本条例的这个小结进行公开前，将接收此类 PII 并在上述许可范围内使用此类 PII 的第三方必须首先执行一份数据使用和公开协议，协议中要求这个第三方遵守所有适用的法律法规，其中包括Department of Housing and Urban Development Homeless Management Information Systems中的隐私标准和公开规定; Data and Technical Standards Final Notice(参见 69 Federal Register 45888 (2004年，6月，30日)),中体现了这些标准和规定。

2. 在我们对您的 PII 进行任何未在此说明的使用或公开之前，我们会事先征得您的同意。

 

如何检查和纠正 PII

1. 您可以申请查看我们保存的您的 PII 并获得其副本。我们将向您解释您可能不理解的任何信息。

2. 我们会考虑您提出的更正我们保存的有关您的不准确或不完整 PII 的申请。如果我们同意该信息不准确或不完整，我们可能会将其删除，也可能会选择将其标记为不准确或不完整，并在其之上补充其他信息。

3. 在以下情况下，我们可能会拒绝您查看PII或要求 PII副本的申请:

a. 这些信息是在合理预期诉讼或类似程序的情况下编写的;

b. 信息涉及另一个人（提供医疗服务的人员和面向无家可归的人提供服务的人员除外）;

 c. 信息是在保密承诺下获得的（提供医疗服务的人员和面向无家可归的人提供服务的人员的诺除外），并且如果公开信息会暴露信息的来源

d. 公开信息将有可能危及任何个人的生命或人身安全。 

4. 如果我们拒绝取得或更正的申请，我们将解释拒绝的原因。我们还将在所保存的 PII 中包含有关申请和拒绝原因的证明文件。

5. 我们可能会拒绝重复或骚扰性的查看或更正 PII 的申请。

 

数据保存

1. 我们只收集与我们所计划的使用目的相关的 PII。在必要的范围内，我们寻求保存准确、完整和适时的 PII。

2. 我们将在信息创建或最后一次更改 7 年后销毁不再在当前使用的 PII。或者，我们可能会选择删除 PII 中的可识别信息来替代销毁。

3. 如果有所适用的法规、条例，合同或其他要求，我们可能会将信息保存更长时间。

 

投诉与问责

1. 我们接受并考虑有关我们隐私和安全政策及惯例的问题或投诉。您可以用自己首选的语言向影响与评估总监 Sandra Diaz（电子邮件：sandra.diaz@restorenyc.org）表达您的意见和顾虑。

2. 我们的所有员工（包括雇员、志愿者、附属机构、承包商和合伙人）都必须遵守本隐私政策。每位工作人员都必须收到并确认本隐私通知的副本。

3. 如果本组织未能充分解决您的问题或投诉，您可以将您的顾虑提交给 HUD CoC 申诉委员会。个人以书面形式向联合主席提交申诉。联合主席会把申诉转交申诉委员会，申诉委员会将接收申诉并对其进行审查，并向联合主席反馈建议。联合主席将对结果做出最终决定并通知您。 有关该委员会的更多信息，请访问 www.nychomeless.com。此外，您还可以向 NYC Commission on Human Rights反应您的顾虑。